Privacyverklaring

Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) Energiecoöperatie Noord Veluwe

Energiecoöperatie Noord Veluwe is verplicht zich te houden aan de privacywet “Algemene Verordening Gegevensverwerking” (AVG) per 25 mei 2018. Deze wet verplicht organisaties zorgvuldig om te gaan met gegevens van personen en vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Wij leggen hier uit wat wij aan gegevens nodig hebben en hoe we deze verwerken om ons werk te kunnen doen.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets zeggen over de persoon of personen in kwestie. Bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, e-mail. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar iemand herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld het adres of e-mailadres. Wanneer anderen, in dit geval Energiecoöperatie Noord Veluwe, die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Dat is wat de wet zegt.

Welke gegevens verwerkt Energiecoöperatie Noord Veluwe?
Bij een aanmelding van een nieuw lid wordt gevraagd naar de naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en bankgegevens. Deze gegevens worden verwerkt in onze ledenadministratie annex boekhouding en in Econobis (klantcontactsyteem)

Bij een aanmelding voor een energiecoach (vrijwilligers van Energiecoöperatie Noord Veluwe) op de website ‘Energiecoöperatie Noord Veluwe’ geeft de persoon toestemming aan de coördinator van de energiecoaches om de gegevens te gebruiken en door te geven aan een energiecoach om een afspraak te maken voor een huisbezoek. De energiecoach verwerkt de gegevens van de inwoner en woning in het HOOM Dossier. Een online applicatie waar de inwoner, de energiecoach en de coördinator toegang toe hebben. Na afronding van het huisbezoek verwerkt de coach de gegevens in het HOOM dossier. Er wordt een rapport opgesteld, welke niet wordt opgeslagen in het HOOM dossier, maar in Econobis. Het HOOM dossier wordt leeggemaakt.

Mag ik mijn persoonsgegevens inzien?
U kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die we van u verwerken. Eventueel kunnen er op verzoek wijzigingen aangebracht worden of worden uw gegevens verwijderd. U kunt een verzoek indienen bij Energiecoöperatie Noord Veluwe via het mailadres: info@energiecoorperatienoordveluwe.nl. Aan uw verzoek wordt binnen 30 dagen uitvoering gegeven.

Van wie verwerkt Energiecoöperatie Noord Veluwe persoonsgegevens?
Energiecoöperatie Noord Veluwe verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie zij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

Bewoners in de gemeente Oldebroek die Energiecoöperatie Noord Veluwe inschakelen voor een (energiecoach) gesprek
Bewoners die lid zijn van Energiecoöperatie Noord Veluwe
Organisaties en bedrijven waarmee Energiecoöperatie Noord Veluwe verbonden is, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?
Het bestuur van de coöperatie is verantwoordelijk voor het correct verwerken, bewaren en bewaken van de persoonsgegevens. Alle vrijwilligers worden/zijn geïnformeerd hoe zij, ook vanuit privacy-oogpunt, met persoonsgegevens moeten omgaan.

Waarvoor verwerkt Energiecoöperatie Noord Veluwe persoonsgegevens?
Energiecoöperatie Noord Veluwe legt uw persoonsgegevens vast ten behoeve van lidmaatschap, uw abonnement en/of een andere met u gesloten overeenkomst en/of om u te informeren over voor u relevante activiteiten, producten en diensten van Energiecoöperatie Noord Veluwe.

Om en goede administratie te kunnen voeren hebben we minimale gegevens nodig om bijvoorbeeld vrijwilligers in contact te brengen met onze leden of klanten of om incasso’s uit te kunnen voeren.

Verwerkt Energiecoöperatie Noord Veluwe ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Energiecoöperatie Noord Veluwe verwerkt geen bijzondere gegevens, dat is niet nodig om op een juiste wijze ons werk te kunnen doen.

Hoe gaat Energiecoöperatie Noord Veluwe met persoonsgegevens om?
Persoonsgegevens worden bewaard in onze beveiligde ledenadministratie annex boekhouding, het HOOM dossier, ‘achter’ onze webpagina en / of in Econobis. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de organisatie of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Administratieve gegevens moeten we van de fiscus 7 jaar bewaren.

Zijn er afspraken over geheimhouding?
Vrijwilligers van Energiecoöperatie Noord Veluwe zijn tot geheimhouding verplicht. Zij mogen niet aan derden, mensen van buiten Energiecoöperatie Noord Veluwe, informatie verschaffen over hetgeen zij tijdens de uitoefening van hun taak, bijvoorbeeld als energiecoach, tegenkomen. Vrijwilligers in werkgroepen zijn terughoudend in het bespreken met derden over bedrijfsgevoelige informatie.

Na het afsluiten van een casus voor een energiecoach of deelname aan een werkgroep vernietigen de vrijwilligers alles wat zij op schrift of digitaal (op eigen computer) hebben vastgelegd waarin persoonlijke gegevens van leden, klanten of andere vrijwilligers staan.

Vindt er uitwisseling plaats van persoonsgegevens?
Als een aanmelding voor een energiecoach binnenkomt ontvangt de betreffende energiecoach per e-mail de persoonsgegevens zoals door de aanvrager / coördinator ingevuld op de website.

Energiecoöperatie Noord Veluwe deelt persoonsgegevens van deelnemers op onze zonnedaken met onze contractpartner OM of een andere energieleverancier waarbij de deelnemer is aangesloten voor het verrekenen van gelden.

Energiecoöperatie Noord Veluwe zal nooit persoonsgegevens verkopen aan derden.

Energiecoöperatie Noord Veluwe en andere websites
Op de website van Energiecoöperatie Noord Veluwe vindt u links naar andere websites. Energiecoöperatie Noord Veluwe kan geen verantwoordelijkheid dragen voor de inhoud van die websites en voor de manier waarop die websites met uw gegevens omgaan. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de website die u bezoekt.

Hoelang worden gegevens bewaard?
Gegevens van leden die zich uitschrijven worden 7 jaren bewaard, omdat deze onderdeel uitmaken van de administratie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. De wet noemt verder geen termijnen, informatie mag worden bewaard zolang het nuttig en nodig is.

Cookies
Energiecoöperatie Noord Veluwe gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Meer informatie over cookies kunt u vinden op https://www.consumentenbond.nl/internet-privacy/wat-zijn-cookies.

Wijzigingen
Energiecoöperatie Noord Veluwe behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Controleer daarom regelmatig de privacyverklaring voor het meest actuele privacy- beleid van Energiecoöperatie Noord Veluwe.